Van methodiek naar een manier van werken
Gemeente Hengelo koos Projectmatig Creëren (PMC) als eenduidige werkwijze voor projecten. De methodiek, trainingen, rollen en formats waren in ontwikkeling. De volgende uitdaging was groter: zorgen dat PMC geen instrument voor een kleine groep projectleiders zou blijven, maar onderdeel werd van de dagelijkse werkwijze van de organisatie.
Daarvoor was meer nodig dan training alleen. PMC moest herkenbaar worden in taal, gedrag, leiderschap en samenwerking.
De vraag
Hoe helpt communicatie om PMC van een projectmethodiek te laten groeien naar een gedeelde en duurzame manier van werken?
Mijn frisse blik op de situatie
De eerste communicatievraag leek praktisch: uitleggen wat PMC is, trainingen onder de aandacht brengen en medewerkers naar hulpmiddelen verwijzen. Maar alleen kennis verspreiden zorgt nog niet voor verandering.
De echte opgave zat in de stap van methodiek naar mindset.
Medewerkers moesten niet alleen weten wat PMC is, maar begrijpen waarom de gemeente hiervoor kiest, wanneer het hen helpt en hoe het aansluit bij de bredere beweging van Hengelo's Werken en opgavegericht werken.
De aanpak: communicatie als onderdeel van de verandering
De communicatieaanpak werd opgebouwd rond zes lijnen:
- van methodiek naar mindset;
- steeds opnieuw het waarom achter PMC vertellen;
- draagvlak vertalen naar eigenaarschap;
- medewerkers praktisch activeren en faciliteren;
- zorgen voor herkenning en consistentie;
- ervaringen delen, leren en blijven verbeteren.
Daaruit volgden onder andere een communicatieplan en planning, kernboodschappen, een middelenmix, een herkenbare kennisbank en Q&A, communicatie rond trainingen en PMC-coaches, ervaringsverhalen en ondersteuning van teamsessies.
Monitoring en evaluatie werden vanaf het begin meegenomen om te kunnen leren en bijsturen.
Het resultaat
De communicatieaanpak gaf het programma een duidelijke strategische basis: wie willen we bereiken, welk verhaal vertellen we en wat moet communicatie bijdragen aan de daadwerkelijke verankering van PMC? Daarmee verschoof communicatie van het promoten van trainingen en hulpmiddelen naar een bredere veranderopgave waarin begrip, voorbeeldgedrag, eigenaarschap en toepassing centraal staan.
Met activerende campagnes zijn collega's op een positieve manier bekend geraakt met PMC en wat deze werkmethode voor de mensen oplevert.
Ook ontstond er borging voor de PMC-communicatie in de lijn door met de interne communicatiecollega's een vaste overlegstructuur, contentplanning en resultaatafspraken te organiseren. Deze onderdelen staan nu vast op de communicatieagenda.
De meerwaarde van Frisse Blik
Een nieuwe werkwijze implementeren lukt niet door alleen te vertellen hoe hij werkt. Mensen moeten begrijpen waarom de verandering nodig is, herkennen wat het voor hun eigen werk betekent en ervaren dat leiderschap en organisatie dezelfde beweging ondersteunen.
Verandercommunicatie helpt om precies die verbinding te leggen.
Een nieuwe manier van werken laten landen in je organisatie? Laten we kijken wat daarvoor écht nodig is.